اهمیت استراتژیک جلسات کاری

به گزارش سایت اخبار طلا و جواهر گلدنیوز؛جلسات کاری، صرف‌نظر از سطح سازمانی، یکی از ارزشمندترین بسترهای موجود برای نمایش توانمندی‌های مدیریتی و برندسازی شخصی هر فرد محسوب می‌شود. حضور شما در هر جلسه‌ای، فارغ از موقعیت فعلی‌تان (چه مدیر باشید و چه مشتاق ارتقا)، تصادفی نیست؛ بلکه نشان‌دهنده وجود قابلیت‌ها و پتانسیلی است که برگزارکنندگان جلسه به آن واقف بوده‌اند. بنابراین، ضروری است که از این فرصت به عنوان اهرمی برای تحت‌تأثیر قرار دادن حداکثری ذی‌نفعان و مطرح شدن برای تصدی پست‌های بالاتر سازمانی استفاده شود.

اما برای تحقق این هدف، باید یک رویکرد گام به گام و حساب‌شده اتخاذ کرد. در ادامه، سه مرحله کلیدی برای حضور مقتدرانه در تمامی سطوح جلسات ارائه می‌شود.

گام اول: آمادگی جامع و نگاه ارزشی به جلسه

برای کسب درخشش در هر محیط جلسه‌ای (حضوری یا مجازی)، اقدامات پیشینی حرفه‌ای و دقیق امری حیاتی است.

تسلط بر محتوا و ایده محوری: پیش از ورود به جلسه (یا کلیک بر دکمه پیوستن)، باید اطلاعات کامل و دقیقی درباره موضوع جلسه جمع‌آوری کنید. هدف این است که با طرح ایده‌های ناب و متفاوت، توجه حضار را به خود جلب نمایید.

تمرکز بر ارزش‌آفرینی: جستجو برای یافتن راه‌حل‌های مطمئن و ارزش‌آفرین برای سازمان باید در اولویت باشد. همزمان، برای جلب رضایت ذی‌نفعان اصلی مانند رهبری و سهامداران برنامه‌ریزی کنید.

آماده‌سازی پرسش‌های کلیدی: باید فهرستی از سوالات هوشمندانه و زیرکانه در ذهن آماده کرده و پاسخ‌های محکم برای آن‌ها تدارک ببینید تا در جریان جلسه مطرح شوند.

گام دوم: مشارکت پویا و هدایت کنترل شده جلسه

پس از اتمام مقدمات، ورود به جلسه باید با اطمینان خاطر و آمادگی ذهنی کامل همراه باشد. حضور باید چند دقیقه قبل از موعد مقرر باشد و تأخیر مطلقاً پذیرفته نیست. فعال بودن در جلسه از مسیرهای زیر محقق می‌شود:

گوش دادن فعال و مستندسازی: یادداشت‌برداری مستمر و دقیق و برقراری تماس چشمی مداوم با تمام حاضران، اصل اساسی گوش دادن تصویری فعال است.

کنترل ریتم با سؤال و پاسخ: در زمان‌بندی مناسب، سؤالات از پیش آماده شده یا سؤالات خلق شده در حین جلسه را مطرح کرده و با ارائه پاسخ‌های مستدل و راه‌حل‌های فکر شده، کنترل ریتم جلسه را به دست بگیرید.

ایجاد پیوند و همسویی: باید بین اظهارات دیگران و نکات مطرح شده توسط خودتان، نوعی همسویی و پیوند منطقی ایجاد کنید. این کار تسلط کامل شما بر موضوع و سیر بحث را به نمایش می‌گذارد.

جمع‌بندی رهبری‌گونه: در فرصت مقتضی، خلاصه‌ای اجمالی از تمام موارد مطرح شده در جلسه را ارائه دهید. پس از آن، با افزودن نکات تکمیلی، کنترل جلسه را به شکلی مدیریتی در دست گرفته و قابلیت‌های رهبری خود را اثبات کنید.

گام سوم: نمایش مهارت‌های رهبری در بستر جلسات مجازی

برخلاف تصور رایج، جلسات آنلاین به‌اندازه جلسات حضوری اهمیت دارند و می‌توانند سطح هوش و ذکاوت مدیریتی شما را به نمایش بگذارند.

بهینه‌سازی محیط: محیط پیرامون خود را مرتب و پس‌زمینه را تمیز و زیبا آماده کنید. کیفیت صدا و تصویر دوربین لپ‌تاپ یا موبایل باید پیش از شروع جلسه چک شود.

حضور بصری مستمر: برای اطمینان از توجه کامل حاضران، دوربین باید به طور دائم روشن باشد تا تصویر شما قابل مشاهده باشد.

تمرکز کامل بر جلسه: به‌طور جدی از انجام هرگونه فعالیت موازی مانند چک کردن پیام‌ها یا صحبت با اطرافیان خودداری کنید. تمام تمرکز باید بر محتوای جلسه باشد.

تکرار اصول کلیدی: در جلسات مجازی نیز باید به یادداشت‌برداری فعال و گوش دادن تصویری توجه ویژه داشت و با طرح سؤالات هوشمندانه و به‌موقع، توجه‌ها را به سوی خود هدایت کرد.

انتهای پیام/